E-Gov

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Dan Kegagalan Sistem Informasi Pada Organisasi

(Contoh Kasus : Penerapan E-Government)

Faktor-Faktor yang Menyebabkan Kesuksesan dan Kegagalan Sistem  Informasi pada Organisasi merujuk pada Pendapat Rosemary Cafasaro

Menurut O’Brien (2005)  keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2009) menyatakan bahwa ada beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan antara lain : dukungan manajemen eksekutif, keterlibatanend user (pemakai akhir), kejelasan penggunaan kebutuhan perusahaan, kematangan perencanaan dan harapan perusahaan yang nyata. Sedangkan faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan sistem informasi antara lain: kurangnya input dari end user, tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubbah, kurangnya dukungan manajemen eksekutif serta inkompetensi secara teknologi.

FAKTOR PENENTU KESUKSESAN SISTEM INFORMASI

Dari pendapat tersebut penulis berusaha menelaah faktor-faktor yang menyebaban kesuksesan sistem informasi sebagai berikut :

1.       Dukungan manajemen eksekutif

2.       Keterlibatan end user / peran pemakai akhir

3.       Kejelasan pernyataan kebutuhan

4.       Perencanaan yang matang dan tepat

5.       Harapan yang nyata / realistik

1.     Dukungan manajemen eksekutif

Manajemen eksekutif adalah para pengambil keputusan yang menentukan arah jalannya dan kebijakan perusahaan. Apabila dukungan diberikan oleh seluruh unsur manajemen organisasi pada berbagai level maka sistem informasi akan mencapai keberhasilan. Sistem informasi yang telah didesain secara sempurna oleh pakar SI pada akhirnya membutuhkan peran dan dukungan pengambil keputusan dalam organisasi sehingga terwujudnya keberhasilan sistem informasi.

2.     Keterlibatan / peran pemakai akhir (end user)

Keterlibatan para pemakai akhir dari sistem informasi yang meliputi pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi akuntan atau para manajer sangat dibutuhkan bagi tercapainya keberhasilan pelaksanaan sistem informasi. Sebaiknya pada saat sistem informasi dirancang atau didesain oleh pembuat sistem (pakar sistem informasi), end user ikut berperan didalamnya sehingga ia memahami dan memperoleh kesempatan untuk mengenal sistem secara lebih detail sesuai dengan prioritas dan kebutuhan organisasi. Hal tersebut akan membantu end user dalam pemahaman sistem apabila di kemudian hari terjadi perubahan pada sistem itu sendiri. Hal tersebut akan mampu membantu sistem informasi mencapai keberhasilan dalam penerapannya. 

3.     Kejelasan pernyataan kebutuhan

Dalam penerapan sistem informasi pada suatu organisasi harus dilakukan perumusan dengan jelas tentang kebutuhan penggunan sistem informasi tersebut. Kebutuhan tersebut harus ditunjang oleh hardware, software, dan jaringan yang akan digunakan organisasi dalam menerapkan sistem informasi tersebut. Pernyataan kebutuhan yang ditegaskan sejak awal akan berdampak positif  pada saat sistem informasi diimplementasikan karena seluruh data dan informasi yang dibutuhkan

4.     Kematangan perencanaan

Sistem informasi hendaknya direncanakan dengan matang yang meliputi maksud dan tujuan dibentuknya sistem informasi tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang didukung oleh perencanaan yang matang mampu menjadi mediator atau penghubung antara berbagai keinginan dan kepentingan yang ada dalam organisasi. Sistem informasi yang memiliki road map yang jelas akan mampu menjadi pegangan dalam mencapai kesuksesan impelementasi sistem informasi.

5.     Harapan perusahaan / organisasi yang nyata

Organisasi atau perusahaan memiliki harapan yang jelas dan ingin dicapai dengan menerapkan sistem informasi sejalan dengan tujuan yang ingin dicapai. Harapan tersebut harus sejalan dengan ketersediaan sumberdaya informasi yang dimiliki organisasi yang meliputi brainware, hardware, software, netware/jaringan serta sumber daya lain yaitu modal dan lingkungan organisasi.

FAKTOR PENENTU KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Faktor-faktor yang menyebaban kesuksesan sistem informasi sebagaimana pendapat Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2009) dipaparkan sebagai berikut :

1.       Kurangnya input dari end user

2.       Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi

3.       Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah

4.       Kurangnya dukungan eksekutif

5.       Inkompetensi secara teknologi

6.       Perencanaan yang tidak tepat dan tidak matang

1.     Kurangnya input dari end user

Kurangnya keterlibatan end user pada saat proses perancangan sistem akan  menemui kegagalan pada saat diterapkan karena terjadi kesenjangan atau gap antara pengguna dan perancang atau pakar SI. Kesenjangan itu timbul karena keduanya memiliki latar belakang dan kepentingan yang berbeda (user-designer communication gap). Kesenjangan ini pada akhirnya akan menciptakan kegagalan dalam pelaksanaan sistem informasi.

2.     Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi

Kebutuhan yang telah dirumuskan tersebut apabila tidak mendapatkan dukungan berupa infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan pada sistem informasi.

3.     Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah

Penerapan sistem informasi pada suatu organisasi harus dilakukan perumusan dengan jelas tentang kebutuhan dan spesifikasi penggunan sistem informasi tersebut. Pernyataan kebutuhan yang tidak ditegaskan sejak awal akan berdampak negatif pada saat sistem informasi diimplementasikan dan pada akhirnya menemui kegagalan.

4.     Kurangnya dukungan manajemen eksekutif

Apabila penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan dari beberapa unsur manajemen eksekutif sebagai pengambil keputusan maka penerapan sistem organisasi akan menemui kegagalan dan mengakibatkan dampak seperti : terjadi inefisiensi biaya, pelaksanaan penerapan sistem informasi melebihi target waktu yang telah ditentukan, kendala teknis serta kegagalan memperoleh manfaat yang diharapkan.

5.     Inkompetensi secara teknologi

Penerapan dan pengembangan sistem informasi sangat membutuhkan peranan manusia sebagai brainware/operator. Apabila sumberdaya manusia dalam organisasi tidak memiliki kompetensi akan perkembangan teknologi yang semakin  maju maka penerapan sistem informasi akan mengalami kesulitan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kemampuan SDM akan mengakibatkan pelaksanaan sistem informasi menghadapi kegagalan.

6.     Perencanaan yang tidak tepat dan tidak matang

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung oleh perencanaan yang matang tidak akan mampu menjadi mediator antara berbagai keinginan dan kepentingan dalam suatu organisasi. Sistem yang tidak memiliki road map yang jelas tidak mampu menjadi pegangan dalam melaksanakan sistem informasi sesuai tujuan organisasi. Sistem informasi yang tidak dirancang sesuai kebutuhan organisasi pada akhirnya akan menemui kegagalan dalam penerapannya dan hanya menimbulkan inefisiensi dalam hal biaya, waktu dan tenaga.

Contoh Kasus Faktor-faktor yang Menentukan Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi : Penerapan e-Government pada Sektor Publik

Kecenderungan penerapan e-Government (e-Gov) dalam organisasi publik merupakan sesuatu yang tidak bisa dihindari. Hal tersebut hendaknya disadari sejak awal dan memerlukan persiapan yang matang agar tujuan pelayanan publik dapat tercapai secara efektif dan efisien dengan penggunaan sistem informasi.

KEBIJAKAN APLIKASI E-GOVERNMENT DI INDONESIA

            Aplikasi e-Gov di Indonesia sebagai negara berkembang sebenarnya belum mencapai hasil yang menggembirakan. Banyak faktor yang menyebabkan penerapan e-Gov belum berjalan optimal sebagaimana yang diharapkan. Saat ini perangkat perundang-undangan mengenai e-Gov di Indonesia relatif sudah lengkap. Menyadari pentingnya penerapan konsep e-Gov, pemerintah telah menerbitkan Intruksi Presiden (Inpres) No. 3 Tahun 2003 tentang Strategi Pengembangan e-Government. Adapun strategi pokok yang diambil oleh pemerintah adalah sebagai berikut :

1.       Pengembangan sistem pelayanan yang andal dan terpercaya serta terjangkau oleh masyarakat luas.

2.       Pengembangan sistem manajemen dan proses kerja pemerintah pusat dan pemerintah daerah secara holistik.

3.       Pemanfaatan teknologi informasi secara optimal.

4.       Peningkatan peran serta dunia usaha dan pengembangan industri telekomunikasi dan teknologi informasi

5.       Pengembangan sumberdaya manusia di pemerintahan dan peningkatan e-literacy masyarakat

6.       Pelaksanaan pengembangan secara sistematis melalui tahapan yang realistis dan terukur.

Pengembangan e-Gov secara nasional dimulai dengan mengintegrasikan data elektronik dari berbagai lembaga pemerintah yang bersifat permanen maupun sementara dengan berbagai kepentingan. Untuk mendorong agar jajaran pemerintah pusat maupun pemerintah daerah membuat dan mengelola website secara profesional serta menyeragamkan nama domain milik pemerintah maka Departemen Komunikasi dan Informasi (Depkominfo) mengeluarkan Peraturan Menteri No. 28 tahun 2006 tentang pembuatan domain dengan penggunaan ekstensi go.id. Peraturan ini menjadikan pemacu untuk mengelola website secara serius sebagai sarana komunikasi yang efektif di dalam negeri maupun masyarakat global.

FAKTOR – FAKTOR PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN E-GOVERNMENT DI INDONESIA.

Di masa lalu konsep e-Gov lebih merujuk pada komputerisasi dan pengembangan sistem informasi manajemen yang berbasis komputer, maka saat ini konsep e-Gov mengarah kepada integrasi data dan informasi antar lembaga pemerintah melalui teknologi internet dengan perangkat lunak yang berbasis http (hypertext transfer protocol ) dan dengan bahasa yang mendukung html (hypertext medium language) (Kumorotomo, 2009). Dengan demikian hampir bisa dipastikan bahwa rujukan tentang e-Gov selalu mengacu pada upaya pembuatan website oleh lembaga pemerintah.

Penyebab kegagalan pengembangan e-Gov di Indonesia tidak selalu terkait dengan ketersediaan teknologi informasi. Masalah pokok aplikasi e-Gov terletak pada keterkaitan antara masalah pengembangan infrastruktur, kepemimpinan dan budaya masyarakat lokal.

1.       Kepemimpinan

A.      Konflik pemerintah pusat dengan pemerintah daerah

B.      Peraturan

C.      Alokasi anggaran

D.      Pembakuan /standarisasi

2.       Infrastruktur

A.      Ketimpangan digital

B.      Infrastruktur yang tidak menunjang

C.      Kurangnya sistem layanan

D.      Budaya

                                             i.            Resistensi dan penolakan terhadap e-Gov

                                            ii.            Kurangnya kesadaran dan penghargaan terhadap e-Gov

                                          iii.            Tidak mau berbagi data dan informasi.

Bagi sebagian besar daerah, faktor penyebab kegagalan pengembangan e-Gov di Indonesia bisa berasal dari faktor kepemimpinan. Faktor kepemimpinan dipengaruhi oleh timbulnya konflik antara pemerintah pusat dengan pemerintah daerah, peraturan yang kurang mendukung/berpihak, alokasi anggaran yang kurang memadai serta pembakuan atau standarisasi sistem yang tidak jelas. Seluruh faktor ditentukan oleh komitmen para pemimpin atau pejabat bagi tercapainya pelaksanaan e-Gov dalam hal ini adalah Gubernur, Bupati, atau Walikota di daerah yang bersangkutan. Oleh karena itu faktor kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting bagi penerapan dan pemanfaatan e-Gov.

Ketersediaan teknologi yang terdapat dalam masalah infrastruktur menjadi kendala dalam penerapan e-Gov. E-Gov menuntut adanya teknologi satelit, jaringan listrik, jaringan telepon, pengadaan komputer dalam lembaga pemerintah beserta infrastruktur penunjang yang handal dan terdapat secara merata di seluruh wilayah Indonesia. Penyediaan jaringan internet yang memadai dan merata perlu ditingkatkan agar meminimalisir ketimpangan digital.

Faktor budaya merupakan faktor yang sangat mendasar dan memerlukan komitmen perubahan yang kuat demi tercapainya keberhasilan penerapan e-Gov. Pemerintah Indonesia relatif mudah mendapatkan akses teknologi dan banyak pemimpin atau pejabat yang memiliki visi untuk pengembangan layanan secara elektronik. Kendalanya terletak pada pemanfaatan e-Gov yang seringkali berbenturan dengan faktor budaya atau kultur masyarakat yang kurang mendukung. Faktor budaya yang ada dalam diri para birokrat dan lembaga pemerintah seringkali mengakibatkan kurangnya kesadaran dan penghargaan terhadap e-Gov. Seringkali muncul anggapan bahwa aplikasi e-Gov akan mengancam jabatan yang dimiliki saat ini yang sudah tergolong mapan. Antara pemerintah pusat baik lembaga departemen maupun non departemen dengan pemerintah daerah juga belum terintegrasi dengan baik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing tidak mau memberikan dan berbagi data dan informasi penting. Cara berfikir seperti ini yang masih dimiliki oleh para pejabat pemerintah masih sulit untuk dikomunikasikan dan diintegrasikan.

Pentingnya keterkaitan antara infrastruktur, kepemimpinan dan budaya dapat dilihat pada praktek pengembangan e-Gov. Di beberapa kota/kabupaten di Indonesia telah ada semacam Unit Pelayanan Informasi dan Keluhan (UPIK) yang didukung oleh pejabat daerah setempat karena komitmen pemimpin daerah untuk mengembangkan interaksi antara warga dengan pejabat pemerintah daerah setempat secara intensif dan terbuka. Media ini berfungsi sebagai sarana bagi warga untuk mengadukan masalah pelayanan pemerintah mengenai perijinan, pendidikan, pekerjaan umum, pariwisata, dan berbagai fungsi pemerintah lainnya. Keluhan warga ini telah mampu meningkatkan kemampuan pemerintah daerah untuk mengenali kebutuhan masyarakat, mengembangkan program sesuai aspirasi dan kebutuhan masyarakat serta meningkatkan komitmen pemerintah dalam melayani masyarakat. Kegagalan pemanfaatan e-Gov bisa terjadi karena pemerintah tidak merumuskan tujuan awal secara jelas serta pemanfaatan teknologi tidak diarahkan dengan sungguh-sungguh untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Heeks (2003) sebagian besar penyebab kegagalan aplikasi e-Gov di negara berkembang adalah karena ketidakpahaman mengenai keadaan saat ini (where are we now) dengan apa yang yang akan kita capai dengan proyek e-government (where the e-government projects wants to get us). Dengan kata lain terjadi gap atau kesenjangan antara rancangan e-Gov yang telah dibuat dengan realitas yang dihadapi sekarang. Kesenjangan ini terdapat dalam berbagai dimensi yang dikenal dengan istilah ITPOSMO (Information, Technology, Processes, Objective and Values, Staffing and skills, Management systems and structures, Other resources : time and money).

Faktor lain yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan pelaksanaan dan penerapan e-Gov adalah kemampuan sumberdaya manusia dalam teknologi informasi, penggunaan komputer dan teknologi internet. E-Literacy adalah istilah yang merujuk pada kemampuan / kemahiran akan teknologi elektronik khususnya  teknologi internet. Apabila sumberdaya manusia sudah mahir dan siap dalam aplikasi e-Gov maka diharapkan pelaksanaannya akan mencapai keberhasilan, sebaliknya apabila pengguna belum siap akan kemajuan teknologi internet maka pelaksaaan e-Gov akan menemui kegagalan.

CONTOH KASUS KESUKSESAN PENERAPAN E-GOVERNMENT DI INDONESIA

Salah satu contoh kesuksesan penerapan e-government di Indonesia adalah pelaksanaan e-KTP (Kartu Tanda Penduduk Elektronik) di Kabupaten Kutai Kartanegara. Menurut Saputra (2013), e-KTP adalah KTP yang memiliki spesifikasi dan format KTP Nasional dengan sistem pengamanan khusus yang berlaku sebagai identitas resmi yang diterbitkan oleh instansi pelaksana. Tujuan dari penerapan e-KTP adalah mewujudkan kepemilikan satu identitas untuk satu penduduk yang memiliki kode keamanan dan rekaman elektronik data kependudukan berbasis NIK secara Nasional yang meliputi biodata diri, foto, sidik jari, iris mata dan tanda tangan.

Kesuksesan itu dapat dilihat dari pemberian penghargaan yang diberikan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia kepada Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar), Provinsi Kalimantan Timur pada tahun 2012 dimana kabupaten Kukar meraih peringkat pertama dalam penyelenggaraan pelayanan penerapan e-KTP secara nasional. Kabupaten Kukar berhasil mencapai target secara nasional yaitu 81.64 persen dari wajib KTP 387.473. Kesuksesan itu didukung oleh sambutan dan antusiasme masyarakat yang mendukung pelaksanaan e-KTP. Faktor lain adalah peran aktif jajaran camat, lurah/kades se Kabupaten Kuar dalam pelaksanaan e-KTP dalam memobilisasi penduduk ke tempat pelayanan e-KTP (humas.kutaikartanegarakab.go.id, 2012).

   

Kesuksesan penerapan e-KTP di Kabupaten Kukar tersebut dapat dianalisis sebagai berikut :

1. Dukungan manajemen eksekutif

Peran serta aktif aparat pemerintah dalam hal ini camat, lurah/kades se Kabupaten Kukar dalam pelaksanaan e-KTP dalam memobilisasi penduduk ke tempat pelayanan e-KTP. Kommitmen yang tinggi dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Camat, Lurah, RT dan Operator e-KTP, masyarakat dan instansi terkait untuk kegiatan perekaman data dalam rangka mencapai kesuksesan pelaksanaan e-KTP.

2. Keterlibatan end user (pemakai akhir)

Sambutan dan antusiasme masyarakat dalam mendukung penerapan e-KTP merupakan faktor penting kesuksesan e-KTP. Adanya sosialisasi yeng diberikan kepada msayarakat membuat masyarakat menyadari pentingnya memiliki e-KTP dan setelah kegiatan sosialisasi dilakukan,maka masyarakat segera aktif membuatnya.

2. Kematangan perencanaan;

Program e-KTP sudah direncanakan sejak lama dan matang sehingga pada saat pelaksanaannya seluruh unsur yang terlibat baik aparat, masyarakat maupun infrastruktur berjalan dengan baik dan lancar.

1.       Harapan perusahaan yang nyata. Kesuksesan pelaksanaan e-KTP telah mencapai target perekaman data dimana Kabupaten Kukar berhasil mencapai target secara nasional yaitu 81.64 persen dari wajib KTP 387.473. Hal tersebut tentunya menjadi pendorong kesuksesan pelaksanaan e-KTP.

2.       Dukungan Sumber Daya Manusia  / Operator / Petugas e-KTP

Operator e-KTP di daerah dalam hal ini Kabupaten Kukar berperan aktif dalam hal melakukan layanan mobile e-KTP menjangkau wajib e-KTP yang sakit dan atau lanjut usia, melakukan verifikasi, update dan merekam data setiap selesai perekaman dan mengirimkannya secara online ke pusat. Peran aktif petugas juga penting saat mereka ampu menangani permasalahan teknis yang muncul di lapangan karena mereka telah mengikuti pelatihan dan selalu melakukan prosedur perekaman dengan benar.

3. Harapan yang Nyata

Kesuksesan pelaksanaan e-KTP telah mencapai target perekaman data dimana Kabupaten Kukar berhasil mencapai target secara nasional yaitu 81.64 persen dari wajib KTP 387.473. Hal tersebut tentunya menjadi pemacu kesuksesan pelaksanaan e-KTP.

4. Infrastruktur Yang Memadai

Infrastruktur serta peralatan yang digunakan dalam proses perekaman data e-KTP sudah tersedia sesuai dengan kebutuhan dan dibiayai oleh anggaran pemerintah.

CONTOH KASUS KEGAGALAN PENERAPAN E-GOVERNMENT DI INDONESIA

Salah satu contoh kegagalan penerapan e-government di Indonesia adalah pelaksanaan e-Procurement. e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum, pra kualifikasi dan sourcing secara elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan e-procurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan. Selain itu dapat mengurangi biaya operasional secara signifikan karena tidak diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi yang memakan waktu dan biaya.

Contoh kegagalan tersebut dapat dilihat sebagai berikut. Pada tahun 2006 Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur memutuskan untuk bekerja sama dengan Pemerintah Kota Surabaya dalam pengembangan dan implementasi sistem e-procurement di lingkungan Pemprov Kaltim.